Un proyecto de tecnología en un bufete compite con el trabajo de los clientes por el tiempo. Sin un plan, crece, se detiene o termina sin que nadie use el resultado.
Este artículo describe una manera sencilla de llevar un proyecto: definir el alcance, designar responsables, trabajar por fases y decidir de antemano cómo tratar las peticiones de más.
El problema
Los proyectos empiezan con un deseo, como mejorar la admisión, y sin un alcance escrito ese deseo sigue creciendo. Cada petición parece pequeña, y juntas retrasan el proyecto.
Cuando nadie se hace cargo de las decisiones, las preguntas esperan a la persona más ocupada del bufete.
Qué se sabe
Nuestros artículos sobre adopción de tecnología y sobre cómo medir recogen lo que se sabe sobre la adopción y los resultados. No encontramos ninguna cifra independiente sobre cómo cambian los métodos de proyecto los resultados en los bufetes, de modo que no damos ninguna.
Lo que es seguro es que un proyecto tiene un comienzo, un final, un alcance, personas que deciden y personas que hacen el trabajo. Un punto poco claro en cualquiera de ellos causa retrasos.
Qué hacer
- Escriba una frase que diga qué problema resuelve el proyecto y quién usará el resultado
- Enumere qué entra en el alcance y, igual de importante, qué queda fuera
- Designe a un responsable en el bufete que decida, a una persona que conozca el trabajo diario y a una persona responsable del resultado por parte del proveedor
- Divida el trabajo en fases, cada una con un resultado que una persona pueda ver y probar
- Documente el proceso actual antes de construir, como describe nuestro artículo sobre documentar procesos
- Revise cada fase con las personas que la usarán antes de empezar la siguiente
- Acuerde cómo se piden los cambios, quién los aprueba y qué efecto tienen en el calendario y en el costo
- Decida cómo se verá el éxito y cómo se medirá, antes del lanzamiento
Cuándo decir que no
- Una petición que queda fuera del alcance escrito y retrasaría la primera fase
- Un cambio que atiende un caso poco frecuente pero complica el cotidiano
- El deseo de automatizar un paso que no se ha escrito, o que debe decidir un abogado
- Un atajo que omite la prueba con datos de muestra
- Una petición de conectar una herramienta cuando nadie sabe decir quién se hará cargo de ella después
- Decir que no puede significar «ahora no»: anote la petición en una lista para una fase posterior
Qué mirar al implementarlo
- Si el alcance está escrito y las personas que deciden lo han leído
- Si hay responsables designados, con un suplente para cada uno
- Si cada fase termina con una revisión y una decisión
- Si la capacitación y el soporte están previstos y no se dejan para el final
- Si los cambios se registran con su efecto en el tiempo y en el costo
- Si el proyecto tiene un final definido y una entrega que dice quién mantiene el resultado