Servicios para bufetes de abogados
01
Áreas de trabajo
Ocho áreas de trabajo en tres grupos, que se usan por separado o en conjunto según lo que necesite su despacho.
Admisión y comunicación
Cómo llegan las personas al bufete y cómo les responde el bufete.
Llamadas telefónicas y recepción
Las llamadas se contestan y se dirigen a través de proveedores conectados a sus sistemas, y los datos llegan al expediente del caso.
Qué incluye
- Dirección de llamadas y reglas para atenderlas
- Mensajes capturados y enviados a la persona indicada
- Datos de quien llama registrados en el sistema de gestión de expedientes
- Tareas de seguimiento cuando una llamada requiere acción
Para quién es
Bufetes que pierden llamadas, toman mensajes a mano o extravían los datos de quien llama entre el teléfono y el expediente.
Cómo empezamos
Empezamos enumerando cómo llegan las llamadas, quién las contesta y qué hay que registrar.
Correo postal y correspondencia
Las cartas que llegan y las que salen las manejan proveedores conectados a su flujo de trabajo, para que cada envío pueda seguirse.
Qué incluye
- Recepción y escaneo de la correspondencia entrante a través de un proveedor
- Envío de cartas y avisos por correo postal a través de un proveedor
- Un registro de cada pieza, con su fecha y su estado, en el expediente del caso
- Avisos a la persona responsable
Para quién es
Bufetes que reciben o envían un flujo constante de papel y quieren verlo en el mismo lugar que todo lo demás.
Cómo empezamos
Empezamos enumerando los tipos de correspondencia que el bufete recibe y envía, y qué debe ocurrir con cada uno.
Correo electrónico: configuración y automatización
Bandejas compartidas, plantillas y mensajes de rutina, configurados para que el correo apoye el trabajo en lugar de sumarle carga.
Qué incluye
- Bandejas compartidas y responsables claros para cada mensaje
- Plantillas para respuestas y avisos de rutina
- Reglas que clasifican, etiquetan y dirigen el correo entrante
- Mensajes y recordatorios automáticos que una persona revisa antes
Para quién es
Bufetes donde los mensajes importantes se pierden en bandejas personales, o donde se escriben una y otra vez las mismas respuestas.
Cómo empezamos
Empezamos identificando por dónde entra el correo al bufete y quién lo atiende.
Comunicación con clientes y citas
Los clientes se mantienen informados con avisos del estado del caso, recordatorios de citas y agenda en línea, todo vinculado al expediente del caso.
Qué incluye
- Avisos del estado del caso enviados a los clientes en los momentos acordados con el bufete
- Recordatorios de citas y de los plazos internos del bufete
- Agenda en línea conectada a su calendario
- Respuestas a las preguntas que los clientes hacen con más frecuencia, para reducir las llamadas de seguimiento
- Mensajes que una persona revisa antes cuando son importantes
Para quién es
Bufetes donde los clientes llaman para preguntar cómo va su asunto, o donde se pierden citas.
Cómo empezamos
Empezamos enumerando las preguntas que los clientes hacen con más frecuencia y los momentos en que las hacen.
Operaciones y documentos
Cómo avanza el trabajo una vez que se abre un asunto.
Automatización de flujos de trabajo
El trabajo de rutina avanza solo: admisión de clientes, seguimiento, documentos y recordatorios, con una persona a cargo de cada paso importante.
Qué incluye
- Formularios de admisión que recogen lo que su equipo necesita y envían cada consulta a la persona indicada
- Mensajes de seguimiento y asignación de tareas
- Documentos preparados a partir de plantillas, para que una persona los revise
- Recordatorios de plazos y tareas
Para quién es
Bufetes donde los mismos pasos se repiten en cada asunto nuevo y algunos todavía se hacen a mano.
Cómo empezamos
Empezamos con un diagnóstico de un solo flujo de trabajo. Establecemos los pasos, quién los realiza y dónde se pierde tiempo, y elegimos el primero que conviene automatizar.
Documentos y firma electrónica
Los documentos se preparan a partir de sus propias plantillas y de los datos que ya están en el caso. Se envían a firma mediante proveedores conectados a su flujo de trabajo.
Qué incluye
- Plantillas para los documentos que su bufete produce con más frecuencia
- Documentos generados a partir de los datos del caso, para que una persona los revise antes de usarlos
- Solicitudes de firma enviadas a través de un proveedor de firma electrónica
- Copias firmadas y su estado guardados en el expediente del caso
- Recordatorios de los documentos que aún esperan una firma
Para quién es
Bufetes que vuelven a escribir los datos del cliente y del caso en cada documento, o que persiguen firmas por correo.
Cómo empezamos
Empezamos enumerando los documentos que el bufete produce con más frecuencia y de dónde salen los datos que contienen.
Informes e integración con facturación
Tableros que muestran cómo trabaja el bufete, registro del tiempo adaptado a su equipo y conexión con el programa de facturación que ya utiliza.
Qué incluye
- Tableros de asuntos abiertos, carga de trabajo y seguimiento
- Registro del tiempo adaptado a la forma de trabajar de su equipo
- Conexión con el programa de facturación del bufete mediante sus propias integraciones
- Informes construidos con los datos de su sistema de gestión de expedientes
Para quién es
Bufetes que rehacen a mano los mismos informes, o que anotan el mismo tiempo en más de un lugar.
Cómo empezamos
Empezamos enumerando los informes que el bufete necesita y de dónde sale cada dato que contienen.
Infraestructura y soporte
Los sistemas de base y el soporte que los mantiene en marcha. La implementación, la capacitación y el soporte mensual se describen más abajo en esta página.
Gestión de expedientes y CRM
Configuramos y mantenemos el sistema donde su bufete guarda sus casos, para que pueda confiar en la información que contiene.
Qué incluye
- Configuración según la forma de trabajar de su despacho
- Limpieza y organización de los datos existentes
- Conexión con las herramientas que lo rodean, como Clio, el correo y el teléfono
- Informes que su equipo utilizará
- Capacitación para las personas que lo usan
Para quién es
Bufetes que ya tienen un sistema de gestión de expedientes pero usan poco de él, o que están eligiendo uno.
Cómo empezamos
Empezamos revisando cómo se usa hoy el sistema y qué cosas el equipo resuelve por fuera de él.
También forma parte del trabajo
Tres líneas de trabajo acompañan a todas las áreas.
Sitios web y admisión de clientes
El sitio web de un bufete suele ser el primer contacto con un cliente nuevo. Construimos sitios claros y fáciles de mantener, con formularios de admisión que recogen lo que su equipo necesita y envían cada consulta a la persona indicada.
Software a la medida y herramientas internas
Cuando las herramientas de catálogo no encajan, construimos software alrededor de sus propios procesos. Puede ser una herramienta para un solo equipo o un sistema que apoye a varios. Lo diseñamos junto con quienes lo van a usar.
Inteligencia artificial, solo donde ayuda
No agregamos inteligencia artificial por agregarla. La usamos donde claramente ayuda, por ejemplo para clasificar el correo entrante, redactar textos de rutina o resumir documentos. Una persona revisa cada resultado antes de usarlo, y su equipo conserva el control de la decisión.
02
De una llamada o una carta al caso en su CRM
Este es el tipo de flujo que diseñamos para la correspondencia y las llamadas. Cada paso se acuerda con el bufete antes de construir nada.
Correo y llamadas: cómo trabajamos con proveedores
Atender el papel y las llamadas es un trabajo en sí mismo. En correspondencia y llamadas, diseñamos el flujo de trabajo, conectamos a los proveedores con sus sistemas y mantenemos el flujo en marcha.
El manejo físico de la correspondencia y la atención de las llamadas están a cargo de los proveedores.
Entra una llamada o llega una carta
Un proveedor contesta la llamada o recibe la carta, según las reglas acordadas con el bufete.
Se capturan los datos
Se registran los datos de quien llama y su mensaje, o una copia escaneada de la carta.
Se asocia a un caso
La pieza se asocia a un caso existente o abre un nuevo registro de admisión.
Se avisa a la persona indicada
La persona responsable recibe un aviso de lo que llegó, con un recordatorio si no ocurre nada.
Queda el registro
Todo se guarda en el expediente del caso con su fecha y su estado, para que el bufete pueda ver lo que ocurrió.
03
Cómo es un trabajo con nosotros
Todo trabajo avanza en tres pasos. Esto es lo que implica cada uno.
El diagnóstico es donde empieza todo trabajo. Revisamos cómo trabaja hoy su despacho, incluidas las herramientas que usa, cómo circula la información y dónde se pierde tiempo.
Después establecemos qué conviene mejorar y en qué orden, para que el siguiente paso sea una decisión que usted pueda tomar con información clara. El diagnóstico tiene un precio fijo, acordado antes de empezar.
Un proyecto empieza después del diagnóstico. Acordamos qué se va a construir, cómo funcionará y qué no incluye. El alcance se cierra antes de empezar a trabajar, de modo que ambas partes sepan qué esperar.
Luego lo construimos, lo revisamos con usted y lo ponemos en uso con su equipo.
Después del lanzamiento, el soporte mensual mantiene en funcionamiento lo que construimos a medida que su despacho cambia. Cubre correcciones, actualizaciones y pequeñas mejoras.
Implementación y capacitación
Nos encargamos del trabajo de poner una herramienta en uso. Eso incluye la configuración, la conexión con sus sistemas actuales y la capacitación de su equipo.
La capacitación es práctica y se basa en sus propios flujos de trabajo.
- Configuración y conexión con sus sistemas actuales
- Capacitación para quienes la van a usar
- Un plan para lo que ocurre después del lanzamiento
Cómo es un proyecto típico
Los proyectos son distintos, pero la mayoría sigue la misma secuencia.
Solicitud de consulta
Usted nos cuenta sobre su bufete y qué quiere mejorar. Le respondemos para acordar una conversación.
Diagnóstico
Revisamos cómo trabaja su despacho y acordamos las prioridades.
Alcance y acuerdo
Definimos qué se va a construir, qué incluye y cómo se entregará.
Construcción y revisión
Construimos por etapas y revisamos el trabajo con usted.
Lanzamiento y capacitación
Ponemos el trabajo en uso y capacitamos a su equipo.
Soporte continuo
Seguimos disponibles para correcciones, actualizaciones y pequeñas mejoras.
Empiece con un diagnóstico
Cuéntenos cómo trabaja hoy su despacho. Le sugeriremos un punto de partida.