Pasar a un nuevo sistema de gestión de casos suele significar trasladar años de clientes, asuntos y contactos. La herramienta nueva será tan confiable como los datos que reciba.
Este artículo enumera qué preparar antes del traslado. No da un plazo, porque eso depende del bufete y de las herramientas.
El problema
Los datos reunidos durante años rara vez son coherentes. El mismo cliente aparece dos veces con escrituras distintas, los asuntos cerrados conviven con los abiertos y los contactos no tienen un rol.
Una migración copia todo eso. Si los problemas no se resuelven antes, aparecen en el sistema nuevo desde el primer día, y la gente deja de confiar en él.
Qué se sabe
No encontramos ningún estudio independiente que mida cómo influye la preparación de los datos en el resultado de una migración, de modo que no damos ninguna cifra.
Lo que es seguro viene de cómo se hace el trabajo. Cada sistema tiene sus propios campos y reglas, así que los datos antiguos deben asignarse a la nueva estructura. Lo que no se puede asignar se pierde o queda mal ubicado, a menos que alguien decida qué hacer con ello.
Qué hacer
- Haga un inventario de dónde están hoy los datos: el sistema de gestión de casos, las hojas de cálculo, el correo, las carpetas compartidas y el papel
- Enumere los tipos de registro que se trasladarán: clientes, asuntos, contactos, documentos, notas, plazos e historial de facturación
- Decida qué se queda atrás. Quizá convenga archivar los asuntos cerrados hace mucho tiempo en lugar de migrarlos, según las reglas de conservación del bufete y el consejo de su abogado
- Elija una sola forma de escribir y un solo formato para nombres, direcciones, teléfonos y fechas, y déjelo por escrito
- Busque y fusione los duplicados, y que una persona decida cada caso dudoso
- Dé a cada asunto un estado claro y a cada contacto un rol, como cliente, parte contraria, testigo o tribunal
- Designe a una persona que apruebe los datos finales antes del traslado
Un ejemplo ilustrativo
Ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. Un bufete pequeño exporta sus clientes y asuntos a una hoja de cálculo. Añade una columna de estado, marca los duplicados, y un abogado decide qué asuntos cerrados se archivan en lugar de migrarse. El archivo depurado es el que se traslada.
Una persona revisa todo lo que sale del bufete, y nada de esto sustituye el consejo de su abogado.
Qué mirar al implementarlo
- Haga una migración de prueba sobre una copia y compárela con el original antes de tocar datos reales
- Revise a mano una muestra de registros: nombres, fechas, contactos vinculados y documentos adjuntos
- Mantenga disponible y sin cambios el sistema anterior hasta que el bufete haya confirmado el nuevo
- Confirme que la información confidencial conserva los mismos límites de acceso en el sistema nuevo
- Pregunte al proveedor cómo se exportan los datos si el bufete deja después la herramienta nueva
- Acuerden una congelación: tras la copia final, el trabajo nuevo va solo al sistema nuevo