La mayoría de los bufetes usa a diario al menos tres herramientas: el correo, un calendario y un sistema de gestión de casos. Conectarlas promete que los datos se escriban una sola vez.
Una conexión también traslada errores, datos privados y duplicados. Este artículo trata de elegir las conexiones a propósito.
El problema
Cuando las herramientas están separadas, la gente copia los datos de una a otra a mano. Las copias se desajustan: una fecha cambia en el calendario y no en el expediente.
Cuando las herramientas se conectan sin un plan, ocurre lo contrario. Todo fluye a todas partes, y nadie está seguro de cuál es la copia correcta.
Qué se sabe
No encontramos ningún estudio independiente que compare bufetes con herramientas conectadas y separadas, de modo que no damos ninguna cifra. Existen estudios de proveedores de software, y nuestro artículo sobre esos estudios explica sus límites.
Lo que sí es seguro es cómo funciona una conexión. Copia o sincroniza información en un sentido o en ambos, según un horario o cuando algo cambia. Todo lo demás depende de cómo se configure.
Qué hacer
Empiece por decidir dónde vive cada tipo de información. Luego conecte en el sentido en que la información fluye de forma natural.
- El sistema de gestión de casos suele ser el lugar del asunto, el calendario el de las fechas y la bandeja de entrada el de los mensajes
- Conecte un par de herramientas a la vez y revíselo durante unas semanas antes de añadir otro
- Prefiera las conexiones en un solo sentido a las de doble sentido hasta que el bufete confíe en el resultado
- Conecte primero el calendario y el sistema de gestión de casos cuando el problema sea que se pierden fechas
- Conecte el correo con el sistema de gestión de casos cuando los mensajes no llegan al expediente
Cuándo no conectar
- El proceso todavía no está por escrito
- Dos herramientas guardan versiones distintas de la misma información y nadie ha decidido cuál prevalece
- La conexión mostraría mensajes privilegiados o sensibles a personas que no deben verlos
- El proveedor no puede decir dónde se guarda la información ni quién puede leerla
- La tarea es poco frecuente y una persona puede hacerla en pocos minutos
Qué mirar al implementarlo
- Quién puede ver qué después de la conexión, incluido el personal que antes no lo veía
- Qué ocurre cuando un registro se edita o se borra de un lado
- Cómo se detectan los duplicados
- Si la conexión puede apagarse sin perder datos
- A quién se avisa cuando la conexión deja de funcionar
- Pruébela primero con un asunto de ejemplo y datos de ejemplo, no con expedientes reales