Los bufetes llevan los plazos en calendarios, sistemas de gestión de casos, hojas de cálculo y en la memoria de las personas. Cada uno funciona hasta que una entrada es errónea o falta.
Este artículo describe qué debe hacer un sistema de plazos y dónde suele fallar. No sustituye las reglas que se aplican a sus asuntos, que sus abogados conocen.
El problema
Un plazo vive en varios lugares a la vez: la notificación, el calendario y el registro del asunto. Cuando uno cambia y los otros no, alguien trabaja con una fecha equivocada.
Los recordatorios añaden un segundo riesgo. Un recordatorio que nadie tiene a su cargo, o que llega a una persona ausente, no es un recordatorio.
Qué se sabe
No citamos ninguna cifra sobre plazos vencidos, porque no hemos verificado ninguna en una fuente primaria.
Lo que es seguro es la estructura del problema. Un plazo tiene un origen, una regla que da la fecha, un responsable y un recordatorio. Una falla en cualquiera de los cuatro puede causar un vencimiento.
Qué hacer
- Registre cada plazo una sola vez, en un solo lugar, con el documento de origen y la regla usada para calcularlo
- Pida a una segunda persona que confirme toda fecha que se calculó en lugar de leerse en una notificación
- Dé a cada plazo un responsable y un suplente, y muestre ambos junto a la fecha
- Programe recordatorios a varias distancias antes de la fecha, y envíelos al responsable y al suplente
- Marque un plazo como cumplido solo cuando el trabajo esté presentado o entregado, no cuando el borrador esté listo
- Revise una vez por semana los plazos próximos de todo el bufete
- Tenga por escrito un procedimiento para cuando una persona se va o está ausente
Dónde fallan los sistemas
- Una fecha se escribe a mano con un error y nadie la verifica
- Las reglas de cálculo, como los días festivos o las formas de notificación, no se mantienen al día
- Los recordatorios llegan a una bandeja compartida que nadie lee
- Un calendario está conectado al registro del asunto en los dos sentidos, y un cambio de un lado sobrescribe el otro
- Las zonas horarias o las entradas repetidas están mal configuradas
- Se usa una calculadora de plazos sin que un abogado confirme sus resultados
Qué mirar al implementarlo
- Pruebe el sistema con un asunto de muestra y fechas de muestra, y compruebe cada recordatorio
- Verifique quién recibe los recordatorios cuando el responsable está ausente
- Pregunte cómo se registran los cambios de una fecha y quién puede hacerlos
- Confirme que el calendario se puede exportar y que no depende de la cuenta de una sola persona
- Que sean sus abogados, y no el proveedor del software, quienes decidan cómo se calculan los plazos
- Conserve una copia de seguridad independiente del calendario y compruebe que se puede restaurar