Muchos bufetes preparan un documento en una herramienta, lo envían a firmar desde otra y guardan el resultado en otro lugar. Cada traspaso es una oportunidad para que el expediente quede incompleto.
Este artículo describe cómo conectar estos pasos para que el documento firmado vuelva al asunto, y qué comprobar en el camino.
El problema
Un documento firmado que se queda en un correo o en la cuenta de la herramienta de firma no está en el expediente. Después, nadie puede decir qué versión quedó firmada ni cuándo.
El archivo manual funciona hasta que se omite en un día de mucho trabajo.
Qué se sabe
No encontramos ninguna cifra independiente sobre cómo cambia el trabajo de un bufete al conectar la firma electrónica con la gestión de casos, y no damos ninguna. Los proveedores publican afirmaciones, y nuestro artículo sobre los estudios de proveedores explica por qué conviene leerlas con cuidado.
Lo que es seguro es cómo se desarrollan los pasos: un documento se prepara, se revisa, se envía, se firma y se archiva. Una conexión puede llevar información entre los pasos, pero no puede decidir si el contenido es correcto. Eso lo hace su abogado, que también decide qué tipos de firma son válidos para cada tipo de documento.
Qué hacer
- Escriba los pasos de cada documento habitual, desde la plantilla hasta el archivo, y marque dónde debe revisar una persona
- Prepare los documentos a partir de plantillas que tomen datos del registro del asunto, de modo que los nombres y los datos se escriban una sola vez
- Haga que un abogado apruebe una plantilla antes de que el bufete la use
- Envíe a firmar desde el registro del asunto, para que la solicitud quede vinculada al asunto desde el principio
- Devuelva la copia firmada y el registro de finalización al expediente, con la fecha y los firmantes
- Nombre los archivos de forma coherente, y mantenga diferenciados el borrador, la versión enviada y la versión firmada
- Siga el estado en el asunto: enviado, visto, firmado, rechazado o vencido, con un responsable del seguimiento
Cuándo no conectarlos todavía
- Los pasos de cada documento aún no están escritos
- Un abogado no ha aprobado las plantillas
- El proveedor de firma no puede decir dónde se guardan los documentos ni quién puede leerlos
- El registro del asunto está incompleto, de modo que los documentos quedarían vinculados al asunto equivocado
- La tarea es poco frecuente y una persona puede archivar el documento en pocos minutos
Qué mirar al implementarlo
- Si el documento firmado y su registro de finalización vuelven ambos al asunto, y dónde se guardan
- Quién puede ver los documentos en la herramienta de firma, y por cuánto tiempo los conserva el proveedor
- Qué ocurre si un firmante rechaza, una solicitud vence o una dirección de correo es incorrecta
- Si el bufete puede exportar todos los documentos firmados cuando deje al proveedor
- Si su abogado ha confirmado que la firma electrónica es aceptable para cada tipo de documento que piensa enviar
- Pruebe el recorrido completo con un asunto de muestra y firmantes de muestra antes del uso real