En muchos bufetes, el tiempo se anota en un lugar, se copia a otro para la factura y se vuelve a revisar cuando un cliente hace una pregunta. Cada copia lleva tiempo y puede diferir de las demás.
Este artículo describe cómo conectar la captura de tiempo con la facturación para que la información se ingrese una sola vez. Nuestro artículo sobre facturación y cobranza recoge lo que dicen los estudios.
El problema
El tiempo que se escribe dos veces es tiempo dedicado a la administración, y las dos versiones pueden no coincidir. El tiempo que nunca se captura nunca se factura.
Cuando la factura y el registro de tiempo no coinciden, una conversación con el cliente se vuelve difícil.
Qué se sabe
Aquí no citamos ninguna cifra nueva. Nuestro artículo sobre trabajo facturado y cobranza recoge las cifras publicadas y explica por qué no deben compararse entre sí.
Lo que es seguro es cómo funciona el flujo: el tiempo se captura, se revisa, se convierte en líneas de factura, se aprueba, se envía y después se sigue hasta el pago. Una conexión puede llevar datos entre los pasos, pero una persona decide qué se factura.
Qué hacer
- Capture el tiempo una sola vez, cerca del momento en que se hace el trabajo, en la herramienta que el equipo ya abre todos los días
- Use los mismos nombres de asunto y de tarea en la herramienta de tiempo y en la de facturación
- Conecte ambas para que el tiempo aprobado se convierta en líneas de factura sin reescribirlo
- Mantenga la revisión de una persona entre las entradas de tiempo y la factura, y deje que los abogados editen las descripciones antes de que salgan
- Registre los pagos contra la misma factura, y muestre el saldo en el asunto
- Envíe los recordatorios de facturas impagadas desde un solo lugar, con una persona que apruebe el texto
- Mantenga el dinero que se guarda para los clientes en un proceso aparte, decidido con su abogado y su contador, y no lo conecte hasta que ese proceso esté claro
Cuándo no conectarlos todavía
- Los asuntos y las tareas se llaman de forma distinta en cada herramienta, y las entradas no coincidirían
- Nadie revisa el tiempo antes de que llegue a una factura
- Los acuerdos de honorarios no están por escrito
- La herramienta de facturación no se puede exportar ni corregir sin perder el historial
- El proceso para el dinero que se guarda para los clientes no está definido
Qué mirar al implementarlo
- Si se registran las entradas editadas después de la aprobación, y quién las cambió
- Si la conexión maneja correcciones y créditos
- Si la factura coincide con el registro de tiempo línea por línea
- Si la herramienta de facturación se puede exportar si el bufete cambia
- Si se admiten todos los acuerdos de honorarios del bufete, como los honorarios por hora y los fijos
- Pruebe con un asunto de muestra y entradas de muestra antes de cualquier factura real