El correo es por donde llega gran parte del trabajo de un bufete y donde mucho se pierde. Un mensaje sobre un asunto puede quedarse en la bandeja de una persona y no llegar nunca al expediente.
Este artículo propone reglas sencillas que un equipo pequeño puede seguir, y señala los puntos que dependen de su abogado y de sus herramientas.
El problema
Cada persona ordena el correo a su manera. Nadie más puede encontrar un mensaje, y nadie sabe si una solicitud fue respondida.
Cuando el expediente no contiene los mensajes, un colega que asume un asunto empieza sin el historial.
Qué se sabe
No encontramos ninguna cifra independiente sobre cuánto tiempo pierden los bufetes con el correo, y los estudios sobre tiempo administrativo miden otras cosas, como explica nuestro artículo sobre ese tema. Por eso no damos ninguna cifra.
Lo que es seguro es que el correo es a la vez una conversación y un registro. Un mensaje puede formar parte del expediente del cliente, y su abogado puede decirle qué mensajes deben conservarse y por cuánto tiempo.
Qué hacer
- Decida qué bandejas existen: una dirección compartida para las consultas nuevas, una por equipo si hace falta, y las personales para el trabajo directo
- Dé a cada mensaje un responsable, y haga visible quién es, por ejemplo con una etiqueta o un estado asignado
- Clasifique con pocas carpetas o etiquetas, como nuevo, esperando al bufete, esperando al cliente y terminado
- Fije un plazo para responder cada tipo de mensaje, y déjelo por escrito
- Archive cada mensaje sobre un asunto en ese asunto, desde un solo lugar, con una regla que todos sigan
- Nombre los mensajes archivados y sus adjuntos de la misma manera, con la fecha y el asunto
- Use plantillas para las respuestas de rutina, y que una persona revise todo mensaje que no sea de rutina
- Deje vacía la bandeja compartida al final de cada día, o entréguela a la persona siguiente
Un ejemplo ilustrativo
Ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. Un bufete usa cuatro etiquetas: nuevo, esperando al bufete, esperando al cliente y archivado. Un mensaje se archiva en el asunto antes de marcarse como terminado, y una revisión semanal breve busca los mensajes que llevan demasiado tiempo esperando.
Una persona revisa todo lo que sale del bufete, y nada de esto sustituye el consejo de su abogado.
Qué mirar al implementarlo
- Si archivar en el asunto se puede hacer desde la bandeja en un solo paso
- Quién puede leer las bandejas compartidas, y si los mensajes privilegiados son visibles para personas que no deberían verlos
- Cómo se guardan los adjuntos, y si la copia archivada coincide con el original
- Qué ocurre con el correo de una persona cuando deja el bufete
- Si las reglas de conservación del bufete, confirmadas por su abogado, se aplican al correo archivado
- Si las reglas que mueven o borran mensajes por sí solas se prueban antes con mensajes de muestra