Los archivos se borran, los equipos fallan, las cuentas se bloquean y el software cambia datos que no debería tocar. Una copia de seguridad es lo que permite al bufete seguir trabajando.
Este artículo describe qué debería tener un bufete y cómo probarlo. No nombra ninguna herramienta.
El problema
Muchos bufetes creen tener copias de seguridad porque una herramienta lo dice. Pocos han restaurado alguna vez un archivo para comprobarlo.
Una copia que no se puede restaurar, o que está en el mismo lugar que el original, falla justo en la situación para la que se hizo.
Qué se sabe
No citamos ninguna cifra sobre pérdida de datos ni sobre cuántos bufetes tienen copias que funcionan, porque no hemos verificado ninguna en una fuente primaria.
Lo que es seguro es cómo fallan las copias: no cubren todos los datos, dejan de ejecutarse sin avisar, se guardan junto al original, o nadie ha intentado restaurarlas.
Qué hacer
- Enumere qué debe copiarse: el sistema de gestión de casos, los documentos, el correo, el calendario, los datos contables y las unidades compartidas
- Conserve más de una copia, en más de un tipo de almacenamiento, con al menos una copia fuera de los sistemas principales del bufete
- Proteja las copias con los mismos límites de acceso que el original, porque contienen la misma información de los clientes
- Decida cuánto trabajo reciente puede permitirse perder el bufete y cuánto puede esperar para volver a trabajar, y deje ambas cosas por escrito
- Fije un calendario que corresponda a esa decisión, y haga que alguien compruebe que se ejecutó
- Compruebe que cada herramienta conserva lo que el bufete cree que conserva, porque algunos servicios guardan los elementos borrados solo por poco tiempo
- Escriba un procedimiento de recuperación breve: quién decide, quién restaura, en qué orden y quién avisa a los clientes
Un ejemplo ilustrativo
Ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. Cada trimestre, un bufete elige un asunto al azar, restaura sus documentos y su correo desde la copia a un lugar de prueba, y comprueba que una persona puede abrirlos y leerlos. Anota la fecha, quién lo hizo y qué faltaba.
Una persona revisa todo lo que sale del bufete, y nada de esto sustituye el consejo de su abogado.
Qué mirar al implementarlo
- Si la restauración se probó con datos reales y no solo con un archivo de prueba
- Si la persona que conoce el procedimiento no es la única que lo conoce
- Si la copia avisa a alguien cuando falla
- Si el proveedor puede decir dónde se guardan las copias y por cuánto tiempo
- Si las copias antiguas se eliminan cuando así lo dicen las reglas de conservación del bufete, confirmadas por su abogado
- Si una copia sobrevive a la pérdida de la cuenta principal, por ejemplo si queda bloqueada